2014-05-24

Kundservice - navet i affärsmaskineriet

Som länken mellan produktion och marknad sitter kundservice som spindeln i nätet. Från sina lokaler på Setra Kastet styr de flödena så att leveransskedets alla pusselbitar hamnar rätt.

 

Vårljuset sipprar in i kontorslokalerna på Setra Kastet. Genom fönstren har personalen utsikt mot timmerplan och Gävlebukten. Här, i hjärtat av Kastets sågverk, huserar numera större delen av kundservice för sågade trävaror. Det är de som är navet inom Setras försäljning av sågad furu och gran. Alla affärer som Setras säljare gör tar vägen via kundservice. Som länken mellan produktion och marknad gäller det att alltid hålla tungan rätt i mun. 

– Arbetet inom vår kundservice handlar väldigt mycket om att ha rätt fingertoppskänsla. Det är viktigt att bevaka vad som händer på våra sågverk och att se till att produktionens utfall matchas med kundens
önskemål, säger Lisa Olofsson, chef för Setras kundservice.

Samlad styrka
Från att tidigare ha haft kundservice utlokaliserad till de olika sågverken samlas kundservicefunktionen för sågade trävaror nu på en gemensam plats. Den nya centrala kundservicefunktionen utgår från Setra Kastet under ledning av Lisa Olofsson.

– Jag tycker att det känns väldigt bra att vi tar ett samlat grepp om kundservice. En centraliserad funktion ger oss styrka och en bättre helhetsbild, säger Lisa. 

Trots att det råder full aktivitet är det ändå ganska lugnt och tyst på kontoret i Kastet. Då och då bryts tystnaden av en telefonsignal, men det mesta av arbetet och kommunikationen sker via datasystem och e-post.

– För att säkerställa leveranserna har vi många dagliga kontakter både internt och externt. Främst kommunicerar vi mycket med utlastningen på sågverken, förklarar Ellinor Berglund, en av medarbetarna på kundservice.

Lägger pussel 
De flesta av Setras kundrelationer är redan så etablerade att stora delar av det dagliga arbetet flyter på ren rutin. På Setra är kundservicefunktionens roll att planera leveranser, se till så att korrekt dokumentation finns på plats, boka frakt och säkerställa att kunden får rätt varor i rätt tid.

– Det är alltid en utmaning att få ihop alla detaljer till leveranserna i tid. Det är många parametrar som spelar in och kundservicearbetet är lite grann som att lägga ett stort pussel, förklarar Mauricio Reyes, medarbetare på kundservice.

– Kundkännedom är väldigt betydelsefullt. Samtidigt är det viktigt att vara flexibel när nya kunder och marknader etableras. Det är mycket som ska klaffa och det viktigaste för oss är att kunden känner sig trygg i sin affär, säger Lisa.

Text: Karolina Grundin
Foto: Albin Bogren